gni:app:gfd:faq

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gni:app:gfd:faq [28/03/2024 10:11] – [2- Saisie des Frais] ldalbeguegni:app:gfd:faq [29/03/2024 14:56] (Version actuelle) – [1- Connexion / Compte GFD] ldalbegue
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 ====== FAQ : La Gestion des Frais de Déplacements (GFD) ====== ====== FAQ : La Gestion des Frais de Déplacements (GFD) ======
  
-==== 1- Connexion ====+==== 1- Connexion / Compte GFD ====
  
 **Q** : **Un problème de connexion ?**\\ **Q** : **Un problème de connexion ?**\\
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   * Si ceux-ci ne sont pas valide, merci de faire une demande via le support : [[https://glpi.gretani.com|GLPI]]\\   * Si ceux-ci ne sont pas valide, merci de faire une demande via le support : [[https://glpi.gretani.com|GLPI]]\\
   * Pour la procédure de connexion et pour changer votre mot de passe merci de consulter le guide :  [[https://files.gretani.com/gni/gfd/tutos/Guide_GFD_Connexion.pdf|{{fa>file-pdf-o}}]] \\   * Pour la procédure de connexion et pour changer votre mot de passe merci de consulter le guide :  [[https://files.gretani.com/gni/gfd/tutos/Guide_GFD_Connexion.pdf|{{fa>file-pdf-o}}]] \\
 +
 +----
 +
 +**Q** : **Création de compte pour les Vacataires**\\
 +**R** : Vous êtes parfois amenées à mobiliser des personnels vacataires pour des missions à l’extérieur (visites en entreprises).\\
 +\\
 +Ces personnels peuvent prétendre au remboursement des frais de déplacement.\\
 +Ils doivent, comme les personnels permanents, saisir leurs frais dans l’outil GFD.\\
 +Nous avons créé une [[https://files.gretani.com/gni/process_doc_type/01_Documents_Ressources/03_FORMATION_CONTINUE/S4_Administratif_Financier/S4_AUT_2024_03_27_fiche_demande_creation_vacataires.xlsx|fiche de liaison]] destinée à collecter les éléments indispensables à la création d’un compte utilisateur dans GFD.\\
 +Pour toute demande, merci :\\
 +- De compléter le fichier excel partie 1/ (Toutes les données doivent être renseignées, il y a des menus déroulants sur certains champs)\\
 +- Transmettre exclusivement le fichier et les pièces jointes via le service de ticket GLPI  rubrique GFD\\
 +\\
 +Attention, la date de validité du compte sera bornée aux dates de la lettre d’engagement.\\
 +En cas de renouvellement d’engagement, merci de nous prévenir pour qu’on ajuste GFD en conséquence.\\
 +\\
 +Nous nous chargeons de compléter les parties 2/ et 3/.\\
 +Une fois le compte créé, l’agent vacataire sera prévenu via son adresse mail de contact.\\
  
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   * VISA7 : Validation de l'Ordonnateur   * VISA7 : Validation de l'Ordonnateur
   * Payé : Frais mis en paiement   * Payé : Frais mis en paiement
-Avant de pouvoir **déposer un frais** il faut donc que votre "**OMI/OMP**" et que votre "**AUV**" (si vous utiliser un véhicule personnel) soit donc au **VISA7**.+Avant de pouvoir **déposer un frais** il faut donc que votre "**OMI/OMP**" et que votre "**AUV**" (si vous utilisez un véhicule personnel) soit donc au **VISA7**.
  
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 - La date du frais ne doit pas être comprise dans un intervalle de dates saisies sur un autre frais. (ex: Frais 1 ayant des dates saisies allant du 01/02 au 28/02, le frais 2 ne peut pas contenir de trajets entre le 01/02 et le 28/02). Attention donc lors de la saisie de frais avec beaucoup de trajets.\\ - La date du frais ne doit pas être comprise dans un intervalle de dates saisies sur un autre frais. (ex: Frais 1 ayant des dates saisies allant du 01/02 au 28/02, le frais 2 ne peut pas contenir de trajets entre le 01/02 et le 28/02). Attention donc lors de la saisie de frais avec beaucoup de trajets.\\
 - Le frais est lié à un déplacement avec un véhicule personnel : votre Autorisation d'Utilisation du Véhicule (AUV) doit être au préalable déjà au visa 7.\\ - Le frais est lié à un déplacement avec un véhicule personnel : votre Autorisation d'Utilisation du Véhicule (AUV) doit être au préalable déjà au visa 7.\\
-- Votre Ordre de Mission (OMI/OMP) doit être au visa 7 doit être au préalable déjà au visa 7.\\+- Votre Ordre de Mission (OMI/OMP) doit être au préalable déjà au visa 7.\\
  
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 **Q** : **J'ai des frais qui concernent plusieurs services**\\ **Q** : **J'ai des frais qui concernent plusieurs services**\\
-**R** : La validation étant propre à chaque service il faut donc déclarer des frais différents. Merci donc de bien regrouper sur chaque demande uniquement des frais concernant le même service.\\ +**R** : La validation étant propre à chaque service il faut donc déclarer des frais différents. Merci donc dans la mesure du possible de bien regrouper sur chaque demande uniquement des frais concernant le même service.\\ Si cela devient complexe (notamment pour des dates se chevauchant) vous pouvez faire porter les frais sur le critère budgétaire principal en mentionnant bien l'origine du service concerné dans le champ Objet du trajet concerné. 
-Dans le cas où une mission pour 2 services différents s'effectue sur la même journée et/ou sur le même lieu il est possible de déclarer ses frais de la manière suivante :\\ + 
-- Frais 1 : Aller simple sur une 1ere période de la journée pour l'aller de sa RF/RA au lieu de mission.\\ +---- 
-- Frais 2 : Aller entre lieu de mission 1 vers lieu de mission 2, puis retour vers RA/RF ou Frais 2 : Aller simple sur le reste de la journée pour le trajet lieu de mission vers RF/RA.\\ +**Q** : **Nombre de trajets par frais**\\ 
-Si le temps d'intervention est également réparti dans la journée entre les services vous pouvez déclarer le repas éventuel sur un service et puis sur l'autre une prochaine fois.\\ +**R** : L'outil est prévu pour gérer les frais plus régulièrement et en faciliter le traitement. Pour votre confort de saisie, n'hésitez pas à limiter vos frais à un nombre de trajet réduit (par exemple une dizaine).
-\\  +
-Ex : RF = Morestel, RA = Bourgoin, Lieu de Mission = LTP; Mission 1=VAE, Mission 2=H+\\ +
-- Frais 1 : Aller simple entre RF et LTP entre 8h et 14h  pour l'ajout d'un repas\\ +
-- Frais 2 : Aller simple entre LTP et RF entre 16h30 et 17h.\\+
  
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 **Q** : **Quelle est la définition de "Résidence Administrative (RA), "Résidence Familiale (RF)"**\\ **Q** : **Quelle est la définition de "Résidence Administrative (RA), "Résidence Familiale (RF)"**\\
-**R** : La [[https://files.gretani.com/gni/gfd/textes/circulaire_2015-228_du_13-1-2016.pdf|circulaire 2015-228 du 13-01-2016]] faisant référence au [[https://files.gretani.com/gni/gfd/textes/decret_2006-07-03_v061223.pdf|décret 2006-781]] définit que : \\+**R** : La [[https://files.gretani.com/gni/gfd/textes/circulaire_2015-228_du_13-1-2016.pdf|circulaire 2015-228 du 13-01-2016]] faisant référence au [[https://files.gretani.com/gni/gfd/textes/decret_2006-07-03_v061223.pdf|décret 2006-781]] définit : \\
 - la résidence administrative comme « le territoire de la commune sur lequel se situe, à titre principal, le service où l'agent est affecté ».\\ - la résidence administrative comme « le territoire de la commune sur lequel se situe, à titre principal, le service où l'agent est affecté ».\\
 - la résidence familiale ou personnelle de l'agent comme « le territoire de la commune sur lequel se situe le domicile de l'agent ».\\ - la résidence familiale ou personnelle de l'agent comme « le territoire de la commune sur lequel se situe le domicile de l'agent ».\\
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 **R** : Tout déplacement accompli par un agent pour assurer son service, hors des communes de sa résidence administrative et de sa résidence familiale, donne lieu à la prise en charge des frais de transport induits par ce déplacement et à l'attribution, le cas échant, d'indemnités destinées à compenser les frais de repas et d'hébergement de l'intéressé. (cf [[https://files.gretani.com/gni/gfd/textes/circulaire_2015-228_du_13-1-2016.pdf|circulaire 2015-228 du 13-01-2016]] article 4.)\\ **R** : Tout déplacement accompli par un agent pour assurer son service, hors des communes de sa résidence administrative et de sa résidence familiale, donne lieu à la prise en charge des frais de transport induits par ce déplacement et à l'attribution, le cas échant, d'indemnités destinées à compenser les frais de repas et d'hébergement de l'intéressé. (cf [[https://files.gretani.com/gni/gfd/textes/circulaire_2015-228_du_13-1-2016.pdf|circulaire 2015-228 du 13-01-2016]] article 4.)\\
 \\ \\
-Les déplacements au sein de sa RA ne sont donc pas pris en charge.\\ (ex: si RA = Bourgoin Jallieu alors les déplacements entre SC, Gambetta, L'oiselet, Aubry ne sont pas pris en charge.)\\ Par exemple les visites de stage sur sa RA ne sont pas donc pris en charge.\\+Les déplacements au sein de sa RA ne sont donc pas pris en charge.\\ (ex: si RA = Bourgoin Jallieu alors les déplacements entre SC, Gambetta, L'oiselet, Aubry ne sont pas pris en charge.)\\ Par exemple les visites de stage sur sa RA ne sont pas pris en charge.\\
  
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 **Q** : **Quels sont les barèmes utilisés pour le calcul des frais ?**\\ **Q** : **Quels sont les barèmes utilisés pour le calcul des frais ?**\\
 **R** : Les frais sont calculés à partir de différents décrets, ceux-ci diffèrent de ceux en vigueur pour les impôts par exemple. Vous trouverez tous les textes relatifs [[gni:app:gfd:textes|ici]].\\ **R** : Les frais sont calculés à partir de différents décrets, ceux-ci diffèrent de ceux en vigueur pour les impôts par exemple. Vous trouverez tous les textes relatifs [[gni:app:gfd:textes|ici]].\\
 +\\
 +Rappel sur le moyen de transport utilisé dans les Frais de Déplacement (FDP). Il faut toujours privilégier le transport public le moins cher. Si celui-ci n'est pas disponible alors privilégier les voitures GNI, puis les Véhicules Personnels (VP) après autorisation de la structure.\\
 +Concernant le remboursement des IK en cas d'utilisation du VP la note de service (basée sur le décret et la circulaire cités plus haut) impose la prise en compte du trajet le plus court.\\
 +En cas d'impossibilité d'emprunter le trajet le plus court l'agent ne pourra pas prétendre à la différence des IK, néanmoins exceptionnellement les frais de péage supplémentaires engendrés pourront être remboursés (avec justificatif).\\
  
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 **Q** : **Comment dois-je déclarer mes trajets ?**\\ **Q** : **Comment dois-je déclarer mes trajets ?**\\
 **R** : Plusieurs cas se posent : \\ **R** : Plusieurs cas se posent : \\
-- Trajets unique entre RF et lieu de mission : tous les trajets sont pris en compte.\\ +- Trajet unique entre RF et lieu de mission : tous les trajets sont pris en compte.\\ 
-- Trajets entre RF, RA et lieu de mission : les trajets entre RF/RA et lieu de mission sont pris en compte, ceux entre RA et RF ne le sont pas, pas besoin de les saisir ils ne seront pas comptabilisés de toute façon.\\+- Trajet entre RF, RA et lieu de mission : les trajets entre RF/RA et lieu de mission sont pris en compte, ceux entre RA et RF ne le sont pas, pas besoin de les saisir ils ne seront pas comptabilisés de toute façon.\\
 Exemple : RF = Morestel, RA = Bourgoin, Lieu de mission La Tour du Pin (LTP).\\ Exemple : RF = Morestel, RA = Bourgoin, Lieu de mission La Tour du Pin (LTP).\\
 Cas 1 = Aller-retour sur la journée entre RF et LTP : indemnisation sur les trajets RF/LTP et LTP/RF plus frais du repas de midi.\\ Cas 1 = Aller-retour sur la journée entre RF et LTP : indemnisation sur les trajets RF/LTP et LTP/RF plus frais du repas de midi.\\
 Cas 2 = Aller le matin RF et LTP, retour RA à 13h, puis retour RF le soir : indemnisation uniquement sur les trajets RF/LTP et LTP/RA.\\ Cas 2 = Aller le matin RF et LTP, retour RA à 13h, puis retour RF le soir : indemnisation uniquement sur les trajets RF/LTP et LTP/RA.\\
  • gni/app/gfd/faq.1711617086.txt.gz
  • Dernière modification : 28/03/2024 10:11
  • de ldalbegue