Vous êtes parfois amenées à mobiliser des personnels vacataires pour des missions à l'extérieur (visites en entreprises).
Ces personnels peuvent prétendre au remboursement des frais de déplacement. Ils doivent, comme les personnels permanents, saisir leurs frais dans l'outil GFD.
Nous avons créé une fiche de liaison destinée à collecter les éléments indispensables à la création d'un compte utilisateur dans GFD.
Pour toute demande, merci :
Attention, la date de validité du compte sera bornée aux dates de la lettre d'engagement. En cas de renouvellement d'engagement, merci de nous prévenir pour qu'on ajuste GFD en conséquence.
Nous nous chargeons de compléter les parties 2/ et 3/. Une fois le compte créé, l'agent vacataire sera prévenu via son adresse mail de contact.
Dans le but de simplifier la procédure de saisie des frais, il a été décidé que pour le moment la partie « Véhicule » et « AUV » serait gérée par le Gestionnaire des Frais de Déplacements. Ces accès sont donc en mode consultation uniquement dans votre profil.
Si vous avez besoin de déclarer un nouveau véhicule ou de mettre à jour votre assurance (si celle-ci est expirée, il vous sera impossible de déclarer un frais), vous devez communiquer les éléments (carte grise à votre nom ou avec preuve d'affiliation, et attestation d'assurance en cours de validité) au service GFD par l'intermédiaire de GLPI ou, pour les vacataires, par email uniquement sur l'adresse gfd@gretani.com.
La procédure de validation des frais de déplacements comprend plusieurs étapes, notamment :
Chaque processus de validation possède plusieurs étapes potentielles :
Avant de pouvoir déposer un frais, il faut donc que votre « OMI/OMP » et votre « AUV » (si vous utilisez un véhicule personnel) soient au VISA7.
Dans les champs de recherche des communes, il faut :
Le message doit être explicite. Les raisons sont le plus souvent :
La validation étant propre à chaque service, il faut donc déclarer des frais différents. Merci donc, dans la mesure du possible, de bien regrouper sur chaque demande uniquement des frais concernant le même service.
Si cela devient complexe (notamment pour des dates se chevauchant), vous pouvez faire porter les frais sur le critère budgétaire principal en mentionnant bien l'origine du service concerné dans le champ Objet du trajet concerné.
L'outil est prévu pour gérer les frais plus régulièrement et en faciliter le traitement. Pour votre confort de saisie, n'hésitez pas à limiter vos frais à un nombre de trajets réduit (par exemple une dizaine).
La circulaire 2015-228 du 13-01-2016, faisant référence au décret 2006-781, définit :
De plus, il est mentionné que « constituant une seule et même commune : toute commune et les communes limitrophes, desservies par des moyens de transports publics de voyageurs ».
Le Conseil d'Administration a décidé de déroger à cet alinéa pour certaines communes, vous pouvez consulter la liste ici.
Le logiciel propose donc, lors de la saisie d'un frais, toujours la RA par défaut.
Tout déplacement accompli par un agent pour assurer son service, hors des communes de sa résidence administrative et de sa résidence familiale, donne lieu à la prise en charge des frais de transport induits par ce déplacement et à l'attribution, le cas échéant, d'indemnités destinées à compenser les frais de repas et d'hébergement de l'intéressé (cf. circulaire 2015-228 du 13-01-2016, article 4).
Les déplacements au sein de sa RA ne sont donc pas pris en charge (ex : si RA = Bourgoin Jallieu, alors les déplacements entre SC, Gambetta, L'Oiselet, Aubry ne sont pas pris en charge). Par exemple, les visites de stage sur sa RA ne sont pas prises en charge.
Les frais sont calculés à partir de différents décrets, ceux-ci diffèrent de ceux en vigueur pour les impôts par exemple. Vous trouverez tous les textes relatifs ici.
Rappel sur le moyen de transport utilisé dans les Frais de Déplacement (FDP) : il faut toujours privilégier le transport public le moins cher. Si celui-ci n'est pas disponible, privilégier les voitures GNI, puis les Véhicules Personnels (VP) après autorisation de la structure.
Concernant le remboursement des IK en cas d'utilisation du VP, la note de service (basée sur le décret et la circulaire cités plus haut) impose la prise en compte du trajet le plus court.
En cas d'impossibilité d'emprunter le trajet le plus court, l'agent ne pourra pas prétendre à la différence des IK ; néanmoins, exceptionnellement, les frais de péage supplémentaires engendrés pourront être remboursés (avec justificatif).
Ainsi que précisé aux articles 9 et 21 de l'arrêté du 20 décembre 2013, l'indemnité forfaitaire de repas est versée si l'agent se trouve en mission, en situation d'intérim ou en stage de formation continue pendant la totalité de la période comprise entre 11h et 14h pour le repas de midi, et entre 18h et 21h pour le repas du soir.
L'intéressé, pour bénéficier d'une telle indemnité, doit donc se trouver hors des communes de ses résidences administrative et familiale pendant la totalité de l'une de ces deux durées (cf. circulaire 2015-228 du 13-01-2016, article 9).
Si tel est bien le cas, l'outil va proposer la saisie des repas concernés.
Plusieurs cas se posent :
Exemple : RF = Morestel, RA = Bourgoin, lieu de mission = La Tour du Pin (LTP).