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La Gestion des Frais de Déplacements (GFD)
L’entière gestion des déplacements doit se faire au-travers du logiciel GFD pour tous les personnels, de la demande préalable de déplacement jusqu’à la saisie des états frais.
1- Accès et connexion
Les utilisateurs ont accès au portail à l’adresse : https://gfd.gretani.com
Lors de la première connexion, votre identifiant et votre de mot passe sont 1° lettre du prénom – Nom (Ex : MJOUVE/MJOUVE)
Vous devez OBLIGATOIREMENT changer votre mot de passe lors de cette première connexion pour garantir la confidentialité des accès :
Sous votre nom, en haut à droite, vous cliquez sur Mon compte, puis changer de mot de passe.
Une fois que c’est fait, Enregistrer puis Déconnexion.
Vous vous connectez ensuite avec votre nouveau mot de passe
Aide par un Tutoriel
2- Gestion des Frais
a. Etape 1 : la gestion du véhicule personnel
Avant toute chose, vous devez avoir préalablement numérisé votre carte grise et votre attestation d’assurance : ce sont des pièces obligatoires dans le système.
Vous devez transmettre ces justificatifs au gestionnaire des Frais de Déplacements “GFD” par l'intermédiaire du service GLPI de ticket (rubrique Applicatifs/GFD) ou pour les vacataires par email uniquement sur l'adresse gfd@gretani.com.
b. Etape 2 : les Ordres de mission
Cas 1 – Vous avez un ordre de Mission Permanent
Le document a été préalablement établi et visé, vous le trouverez dans votre espace personnel.
Cas 2 – Vous devez compléter un OMI Ordre de Mission Individuel
L’OMI doit être complété AVANT de partir en déplacement (un contrôle des dates est opéré par le système).
c. Etape 3 : la saisie des Frais
Une fois votre véhicule renseigné, votre “Autorisation d'Utilisation du Véhicule” (AUV) et votre OMI et/ou OMP visé par l'ordonnateur (VISA7) vous pourrez commencer la saisie de vos frais.
Une fois le déplacement réalisé, vous devrez saisir vos frais accompagnés de vos justificatifs directement dans l’outil.
Nous n’accepterons plus les fichiers Excel pour 2024.
3- Aide utilisateur
Une listes des guides est disponible qui reprend tous les éléments utiles.
Nous avons également prévu d’alimenter une FAQ qui rependra les questions les plus fréquemment posées.
Enfin vous trouverez tous les textes relatifs aux frais de déplacements.
Pour toute demande, merci d’utiliser UNIQUEMENT le service GLPI de ticket qui s’est enrichi de la thématique GFD. La charge de travail engendrée étant conséquente notamment pour la période de mise en place, merci de bien renseigner votre ticket, le “GFD” vous contactera si besoin directement.
4- Conclusion
GFD nous permet de fluidifier le traitement des frais de déplacement.
Ergonomique, le portail simplifie et sécurise les demandes de déplacement et la saisie des frais :
- L’ensemble des visas est intégré dans l’outil ⇒ plus de signature
- Les pièces sont conservées et accessibles dans votre espace
bchicard